A gestão da recepção pode ser desafiadora para muitas clínicas, já que esta área é responsável por muitas tarefas e precisa prestar o suporte a todas as demandas dos pacientes, seja para marcação, agendamento, dúvidas e entre outros.
Manter um alto nível de qualidade no atendimento e proporcionar uma experiência positiva torna-se difícil quando não existem ferramentas adequadas para auxiliar no dia a dia das recepcionistas ou secretárias, as quais precisam suprir um grande volume de solicitações dos clientes e realizar os processos diários.
Para otimizar esse grande fluxo de informações e atividades – e abandonar de vez o uso do papel – o QuarkClinic possui varias funcionalidades para transformar a gestão da recepção na sua clínica! Confira mais adiante quais são.
Gestão das filas
O totem e painel de chamadas são ferramentas disponibilizadas que ajudarão na organização e ordenação do paciente. Dessa forma, não é necessário os pacientes se dirigirem todos de uma vez à mesa da recepção de forma tumultuada, já que ele pode retirar sua ficha no totem de autoatendimento e aguardar ser chamado no painel de chamadas pela recepção.
A recepção também consegue gerenciar as filas e visualizar os atendimentos preferenciais e normais. A recepcionista ou secretária consegue visualizar a fila dos que foram agendados, não agendados, fila da pré-consulta, quem está aguardando o profissional, fila da pós-consulta e outras filas como a do procedimento de raio-x, por exemplo.
Facilidade e rapidez no agendamento do paciente
A agenda eletrônica é uma ótima ferramenta para evitar as anotações em um caderninho no papel, além de ser mais seguro e prático. A partir da agenda é possível realizar a marcação em poucos cliques, fazer agendamentos múltiplos para o mesmo paciente, ter acesso rápido às agendas dos profissionais de saúde, gerenciar o status do agendamento, realizar encaixes, gerar conta a receber, emitir recibos, entre outros.
Outra funcionalidade incrível para a gestão da recepção é o agendamento online, esta ferramenta fornece mais liberdade para o paciente agendar sua consulta, exame ou retorno de onde esteja, sem a necessidade de “perder o seu tempo” ligando para a clínica ou falando pelo WhatsApp, diminuindo consideravelmente o volume de solicitações, e, consequentemente, desafogando mais a sua recepção ou secretária.
Otimização das confirmações de consulta
O QuarkClinic disponibiliza três formas de confirmação de consultas, por e-mail, SMS e WhatsApp. A confirmação por e-mail é gratuita, a por SMS e automática por WhatsApp custam 0,12 centavos por envio, e no caso específico do SMS, por resposta também. Sendo assim, o paciente já pode responder confirmando ou cancelando o agendamento e o status dessa marcação é modificado automaticamente no sistema.
Isso reduzirá consideravelmente o tempo gasto pela sua recepção na confirmação de consultas ligando para o paciente ou enviando mensagens. Além disso, diminuirá o número de faltantes, evitará buracos na agenda e a perda de receita.
Acesso ao cadastro dos pacientes
Outro benefício é o fácil acesso ao cadastro dos pacientes, nesta área, é possível preencher os dados de informações pessoais, sobre convênio médico, adicionar atributos do paciente, por exemplo, como altura e peso, anexar fotos, gerar algum alerta de atendimento ou observação.
Essas informações e anexos já aparecem no prontuário do paciente para o médico ter acesso, possibilitando um fluxo de informações conectadas e dispensando o uso de fichas do paciente no papel. Mais praticidade e organização para sua recepção!
3 recursos para evitar a falta de pacientes
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