O recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) dos colaboradores é uma obrigação que toda empresa deve realizar. É uma atividade essencial e cotidiana do Departamento Pessoal (DP) que exige atenção especial para evitar erros que firam a legislação em vigor. Em 2024, o Governo lançará uma nova plataforma para esse fim: o FGTS Digital.
Atualmente, as empresas fazem o recolhimento pelo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), que calcula o valor devido para cada colaborador e gera a guia com os valores para depósito.
Contudo, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) está lançando uma nova plataforma mais moderna para esse fim: o FGTS Digital, que já está em período de teste desde agosto de 2023.
O objetivo dessa nova plataforma digital é aperfeiçoar a arrecadação, a prestação de informações aos trabalhadores e empregadores, a apuração, o lançamento e a cobrança dos recursos do FGTS.
Neste artigo, você vai explorar os principais detalhes sobre o Novo FGTS Digital, como ele vai funcionar e quando entrará em vigor. Boa leitura!
O que é o FGTS Digital?
O FGTS Digital é uma nova plataforma que fará gestão integrada de todo o processo de arrecadação do FGTS com o objetivo final de aperfeiçoar a arrecadação, a prestação de informações aos trabalhadores e empregadores, a apuração, o lançamento e a cobrança dos recursos do Fundo.
A implantação do Sistema FGTS Digital está sob responsabilidade da Subsecretaria de Inspeção do Trabalho (SIT), vinculada à Secretaria de Trabalho (STRAB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Esse novo sistema utilizará os dados diretamente do eSocial, permitindo gerar guias rápidas e personalizadas, inclusive recolher várias competências em um único documento, reduzindo custos operacionais e tempo nessas atividades. Outras novidade é que os processos de estorno, restituição, compensação e parcelamento serão totalmente digitais.
Além disso,o novo sistema terá ferramentas para facilitar a gestão e transparência da empresa empregadora com o Fundo, isso por meio de algumas recursos que permitirão elaboração de relatórios dos recolhimentos efetuados, extratos consolidados ou detalhados por trabalhadores e consultas para verificar pendências que impactam a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS – CRF.
O MTE determinou que o FGTS Digital entrará em vigor a partir de 1º de janeiro de 2024, passando antes por um período de testes (Produção Limitada), iniciado em 19 de agosto, tendo como público alvo empresas do grupo 1 do eSocial (faturamento anual superior a 78 milhões de reais no ano de 2016). As demais empresas deverão se atentar ao cronograma de liberação dos testes, falaremos mais adiante.
Os testes no novo sistema tem previsão para encerramento em novembro de 2023.
O que vai mudar?
O FGTS Digital não será apenas uma mudança no sistema eletrônico do fundo, mas terá algumas outras alterações significativas que o DP precisará ficar atento para garantir que tudo seja feito de maneira correta e dentro da nova sistemática do FGTS.
A seguir você saberá quais são essas novas mudanças:
Alteração na data de vencimento
A data de recolhimento do FGTS foi estendida, agora a empresa empregadora poderá pagar a guia mensal até o vigésimo dia do mês seguinte ao da competência, conforme edição da Lei nº 14.438, de 24 de agosto de 2022.
Contudo, essa mudança só estará em vigor apenas para os fatos geradores ocorridos a partir da data de início do FGTS Digital, previsto para 1ª de janeiro de 2024.
Os responsáveis pelo DP precisam ficar atentos e se anteciparem a essa modificação, adaptando processos para que a obrigação do recolhimento não seja prejudicada.
Competências anteriores ao FGTS Digital
Se a sua empresa ainda possuir obrigações anteriores à implantação do FGTS Digital, prevista para janeiro de 2024, elas deverão ser feitas no sistema Conectividade Social CAIXA (via SETIP), o mesmo utilizado atualmente.
Dessa forma os valores devidos de competências anteriores à implementação do FGTS Digital devem ser recolhidos pelo sistema conectividade da CAIXA e os valores devidos a partir da competência de implantação do FGTS Digital deverão ser recolhidos pela nova plataforma.
Recolhimento via PIX
Uma grande novidade é que o os boletos de pagamento do recolhimento do FGTS serão feitos exclusivamente via PIX. Dessa forma, os boletos gerados terão um QR Code para leitura e pagamento direto no aplicativo ou site da instituição financeira da empresa empregadora.
eSocial como fonte de dados
O FGTS Digital utilizará de forma simultânea as informações transmitidas pelo eSocial. Assim, os valores devidos do FGTS serão gerados com base nas informações prestadas pelas empresas empregadores no sistema de escrituração eSocial.
Dessa forma, os responsáveis pelo DP deverão se atentar a preencher corretamente os dados dos colaboradores no eSocial como lotação, vínculos, tipos de evento (mensal ou rescisório), eventos de remuneração e sobretudo para a incidência das rubricas utilizadas que possam impactar no cálculo do FGTS.
Base de cálculo da indenização compensatória do FGTS
Segundo o MTE, apenas a base de cálculo da indenização compensatória do FGTS (multa do FGTS de 40% ou 20%) será informada diretamente no sistema FGTS Digital.
Impactos na geração do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
O responsável pelo DP precisa ficar bastante atento a essa mudança, pois com a implantação do FGTS Digital em janeiro de 2024, o não recolhimento dos valores devidos no prazo do vencimento poderá gerar impacto imediato na emissão da CRF, prejudicando a regularidade da empresa junto ao Fundo.
Essas são algumas das principais mudanças que o FGTS Digital proporcionará na rotina do DP da sua empresa.
Quando o FGTS Digital entra em vigor?
O MTE determinou que a implantação do FGTS Digital deve ocorrer a partir de 1º de janeiro de 2024, contudo as empresas poderão passar pelo sistema de teste para se familiarizar com o novo sistema do Fundo.
Para garantir uma migração mais coordenada, o MTE publicou a PORTARIA Nº 3.211, DE 18 DE AGOSTO DE 2023 que dispõe sobre a implementação e a operacionalização do FGTS Digital.
Com base nesse documento foi publicado também o Edital Nº 1/2023 para divulgar o cronograma de implantação do FGTS Digital, que estipula as fases e cronograma de testes do novo sistema.
Confira o cronograma:
01/01/2024 – Entrada em produção e substituição sistemas Caixa
10/11 até 31/12/2023 – Preparação do sistema para entrada em produção
10/11/2023 – Fim do período de testes em Produção Limitada
23/09/2023 – Integração com base de dados do eSocial para empregadores dos demais grupos
22/08/2023 – Liberação do módulo de PROCURAÇÕES
19/08/2023 – Integração com base de dados do eSocial para empresas do grupo 1
18/08/2023 – Liberação do ambiente de testes em Produção Limitada
As empresas devem ficar atentas a esse cronograma e as etapas de implantação para que, com a chegada do FGTS Digital em 1º de Janeiro de 2024, não cometam erros que possam prejudicar a relação com o Fundo.
Mais informações referentes a implantação e acesso a plataforma de testes pode ser feita por meio do endereço eletrônico: https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital
O FGTS Digital é mais uma ferramenta digital que promete agilizar as rotinas do Departamento Pessoal, diminuir a burocracia entre empresas e Governo e contribuir com a transformação digital dos serviços públicos.
Além disso, o FGTS Digital proporcionará uma série de benefícios e facilidades como: eliminar burocracias e custos adicionais, diminuir os custos operacionais incorridos pelo FGTS; reduzir as despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS; digitalizar serviços para agilizar e automatizar procedimentos, entre muitos outros.
Essa mudança no sistema do FGTS só reforça que o DP e as empresas precisam aderir a ferramentas digitais que serão responsáveis pela otimização e automatização das rotinas e processos diários com o objetivo de mitigar erros, agilizar atividades e economizar tempo.
Leia também: Modernizando a gestão de pessoas com um Departamento Pessoal Digital
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